新型コロナウイルス対策として、テレワークやソーシャルディスタンスが定着化していっている今の時代。
オフィスの在り方も確実に変化しつつあります。
今回はオフィス設計のスペシャリストの方たちに、今後のオフィスについて質問してみました。
株式会社HLD Lab 代表取締役社長 岡田大士郎氏(神奈川県)
一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム(FOSC)副代表理事。
元スクウェア・エニックス社米国法人COO、同・本社総務部門で総務部長を歴任。総務のプロとしてセミナー講師も多く務める。
新型コロナ後のオフィスや働き方はどう変化すると思いますか?
劇的に変質すると考えています。コロナ以前の状態には戻らないでしょう。
「働く」定義と労働契約の在り方並びにオフィスの在り方が見直されてゆくと思います。
緊急事態宣言の発令を受けて在宅勤務になった企業が多かったですね。
弊社は数年前から全員ノートパソコンで、大阪―東京間でWebミーティングを日常的にしてきましたし、今回の在宅勤務に備えて少し前からVPNの設定を進めていましたので、それほど混乱はなかったのですが、社員数の多い企業やノートPCが支給されていない企業は大変だったのではないかと思います。
おっしゃる通りです。
今回は準備期間もなく強引に在宅勤務へ移行した企業も多かったと思います。
実際に自宅にパソコンがない、WiFi環境が整っていない、集中して仕事をするスペースがないという人もいたはずで、会社が在宅勤務を指示する場合は、ツールや作業環境を整えておく必要もあると思います。
緊急事態宣言が解除になって明日から出社となったときにまず思ったのは、オフィスで2mのソーシャル・ディスタンスを確保できるのかということでした。
会社やオフィスはどう対応すればよいのでしょう?
全社員が出社すれば2mは保てませんから、計画的に分散出社するしかありません。
部署ごとやプロジェクトごとにローテーションを組むのが業務効率を考えるとよさそうですが、関係のあるメンバーは近い席にいることが多いので、元の席ではなく出社していないチームの座席や打ち合わせスペースに座ったり、というオフィスの使い方の計画が必要になります。ブロッキングという考え方ですね。エリア分け、スペーシングともいいます。
デスクワークはそれでできますが、会議はどうでしょう。会議室に集まるとその時点ですでに3つの密がすべてそろってしまいます。
そこで活用できるのがリモートミーティングシステムです。
機能を吟味し、ミーティングの性質に合わせて複数導入しておくと良いと思います。
「重要なミーティングがあるので出社する」という考え方は改める必要があるでしょう。
会社に来ているメンバーはリアル参加、在宅メンバーはリモートでというハイブリッド・ミーティングという形もあると思います。
3Dオフィスデザイナー11で2mのソーシャル・ディスタンスを確認
柔軟性が必要なんですね。
在宅勤務明けに出社するときには、通勤電車が不安でしたし、オフィスのビルではエレベーターが心配でした。
その通りです。そもそも、オフィスの空調はどうなのか、入居ビルのサニテーションはどうなっているのか、密を避けるために扉を開けたときにセキュリティは大丈夫か…などなど、懸念項目は尽きません。
職場に行かなければ仕事にならない職種の人は、毎日罹患のリスクにさらされています。その職種の社員を守ることも企業と社会の責任と言えます。
これまで一般的に、『会社=オフィス空間=職場』と考えられてきましたし、「出社すること」と「働く」を同じようにとらえてきましたが、今回のことで出社しなくても働けることに多くの人が気づきました。
一方、長い在宅勤務で、ひとり仕事の限界も感じたのではないでしょうか。
これからは、出社と在宅のどちらかをずっとではなく両方を切り替えるという方法、たまには別の場所、例えばコワーキングスペースでという方法も考えられます。
それは、仕事の内容やメンバーによって最適な「場」を選ぶ、まさにABW(Activity Based Working)という考え方です。こうして考えると、「会社」の定義、「働く」の定義を変えていく、ターニングポイントに今まさに立たされているように感じます。
今直面している新型コロナ(COVID-19)が終息しても、また次の新型ウィルスが発生するといわれています。通常の状態に戻りつつある今こそ、BCP(事業継続計画)対策のひとつとしてとらえ、経営陣と総務が一緒に対策を立て、次に備えるべきだと考えます。
受け入れる組織側からの視点と、働く従業員一人ひとりの安心安全をプロデュースしてゆく、総務人事・FM部門が行うべき実戦的対策最低限の実務対応プログラムを考えてみましたので、参考にしていただければと思います。
Zoom、Google Meet、Google ハングアウト、Microsoft Teams、Skype for Business、Whereby、Ding Talk
< コミュニケーション・チャットツール >Slack、LINE、Chatwork、Track、WhatsApp、SFA(セールス・フォース・オートメーション)
< ナレッジ・エンハンスツール >Sparkup、miro、coggle、MURAL、Remo、G Suites
●一般社団法人ファシリティ・オフィスサービスコンソーシアム
新企画:『アフターコロナでの戦略総務』コーナー
※コロナ対応の具体的提言を発信中です。