ユーザー活用事例

川崎汽船株式会社 情報システムグループ 情報管理チーム チーム長 落合 賢昭 氏

川崎汽船株式会社ホームページ

今回は、３Ｄオフィスデザイナーで効果的なレイアウト変更＆物品管理を実現している川崎汽船株式会社を訪問し、お話を伺いました。

人事異動・レイアウト変更への対応に追われていた導入前

「導入前は、各部署のレイアウト変更への対応で大変でした」とおっしゃるのは、情報システムグループの落合賢昭チーム長。

川崎汽船は本社だけでも60の部署がある大所帯。各部署で2,3ヵ月に１度配置換えがあり、以前は配置換えのたびに各部署から上がってくる手書きレイアウトを総務が専用CADで入力し、座席表や内線表を作成していたそうです。

しかし複数の部署が同時に配置換えを行うと図面作成が遅れる、などの問題があり、対応を模索していたとき３Ｄオフィスデザイナーに出会ったとのこと。
「これだ！と思いました。価格も手ごろなので数本購入して試そう、と。」

落合さんが考えた案は

というもの。これを実現するには、操作の簡単さが重要でした。
「各部署にIT担当者を置いていますが、CADが使えるわけではないので、Excelくらいの気軽さでレイアウトが書ける必要がありました」

オフィスデザイナーは机やキャビネット、コピー機などがすべて揃っているので、ポンポンと置くだけでレイアウトがつくれます。試験導入後、落合さんは全部署にオフィスデザイナーを導入。配置換えのときは必ず各部署でオフィスデザイナーでレイアウトを作成して提出する方式に変更しました。このデータには内線番号や人員配置も入力されているので、管理部門ではすぐに内線番号付きの座席表を作成できます。

３Ｄオフィスデザイナーで作成された レイアウト図

３Ｄ化することでレイアウトの使い勝手も リアルに確認できる

「作業効率は雲泥の差ですね。各部門で入力するので、入力間違いによる無駄なやりとりもなくなりました。座席表はPDFにしてイントラネットにアップしているので、部署間の情報共有もリアルタイムになりました。」

毎月書庫で確認するアナログ管理から一目瞭然のデジタル管理へ

落合さんにはもう一つ実現したいことがありました。文書管理の効率化です。

川崎汽船では業務文書を専用段ボールに梱包し、内容と保存期限を記入して書庫に保存。期限切れ文書を廃棄に回すという管理方法でした。

「従来方式だと、全体の文書量や書庫の稼働率が把握しにくかったので、これもオフィスデザイナーでできないか、と。」

落合さんはオフィスデザイナーのパーツ情報機能を応用。書庫内の棚割を一つのパーツで代用し、そのパーツ情報に内容物と保管状況を入力する方法を考え出しました。

落合氏が工夫した書庫の文書管理専用レイアウトデータ

「一覧表を出せば保管期限もひと目でわかりますし、図面を見れば各文書がどこにあるかもわかります。書庫で探し回る必要もなく、書棚の空き状況もわかるので、書庫を効率よく使えるようになりました。」

現在はオフィス内のOA機器や絵画などの装飾品までオフィスデザイナーで管理するなど、さらなる改善を進められているそうです。